डायलॉग अर्थ प्राइवेसी नोटिस

आपकी पहचान का प्रमाण – आपको मूल दस्तावेजों के साथ हमारे कार्यालय में उपस्थित होने के लिए कहा जाएगा। हम उसकी फोटोकॉपी लेंगे।

आपकी योग्यता का प्रमाण – आपको मूल दस्तावेजों के साथ हमारे कार्यालय में उपस्थित होने के लिए कहा जाएगा। हम उसकी भी फोटोकॉपी लेंगे।

हम ऐसे लोगों से भी संपर्क करेंगे, जिन्होंने आपको इस जॉब के लिए रेफर किया हो। आपके द्वारा दिए गए विवरणों का उपयोग कर हम उनसे सीधे संपर्क करने के लिए करेंगे।

यदि हम आपको जॉब के लिए अंतिम प्रस्ताव देते हैं, तो हम आपसे निम्नलिखित जानकारियां मांगेंगे:

आपके बैंक खाते का विवरण – वेतन भुगतान की प्रक्रिया के लिए

आपातकालीन संपर्क विवरण – ताकि इमरजेंसी परिस्थितियों में हमें पता हो कि हमें किससे संपर्क करना है।

पेंशन योजना की सदस्यता और उसका विवरण- ताकि हम जान सकें कि क्या आप अपनी पिछली योजना में फिर से शामिल होने के योग्य हैं या नहीं।

आवेदन प्रक्रिया के दौरान आपके द्वारा प्रदान की जाने वाली हर जानकारी को आपके रोजगार की अवधि के बाद 6 साल तक के लिए रखा जाएगा। यह कर्मचारी रिकॉर्ड के रूप में हमारे पास सुरक्षित रहेगा।

यदि आप इस पूरी प्रक्रिया के किसी भी चरण में असफल होते हैं, तो आपके द्वारा प्रदान की गई जानकारी हमारे पास अगले 6 महीने तक सुरक्षित रहेगी।

आपके द्वारा दी गई लिखित परीक्षा और दिए गए साक्षात्कार के नोट्स, भर्ती प्रक्रिया को बंद करने के 6 महीने बाद तक हमारे द्वारा रखे जाएंगे।

वर्तमान और पूर्व कर्मचारी

हम कर्मचारी के प्रदर्शन, प्रशिक्षण और सुधार की जानकारी को बनाए रखने के लिए जरूरी हर एक प्रासंगिक रिकॉर्ड को रखेंगे, जो कि कर्मचारियों के अनुबंध संबंधी दायित्वों को पूरा करने के लिए बहुत जरूरी है। इसमें निम्नलिखित चीजें शामिल हैं-

• प्रशिक्षण रिकॉर्ड
• मूल्यांकन रिकॉर्ड
• छुट्टी का रिकॉर्ड
• शिकायत का रिकॉर्ड
• अनुशासन का रिकॉर्ड

दूसरे कंपनियों द्वारा रिफ्रेंस रिक्वेस्ट आने की दशा में हम प्रत्येक कर्मचारी का व्यक्तिगत डाटा जॉब छोड़ने के बाद भी रखते हैं।

यदि आप डायलॉग अर्थ में कार्यरत हैं, तो आपका विवरण हमारे अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर और बैंक ‘एक्सियरो; को प्रदान किया जाएगा, ताकि वे वेतन संबंधी भुगतान कर सकें। 1 अप्रैल 2018 से पहले के कर्मचारियों के विवरण को ‘मनीसॉफ्ट पेरोल मैनेजर’ के साथ भी साझा किया जाएगा, जिसका उपयोग उस तिथि से पहले के कर्मचारियों के पेरोल भुगतान को करने के लिए किया गया था। साझा की गई जानकारी में आपका नाम, आपकी जन्मतिथि, पता, बैंक विवरण, राष्ट्रीय बीमा संख्या और वेतन की जानकारी होगी। इसी तरह पात्र कर्मचारियों का विवरण ‘अवीवा’ को प्रदान किया जाएगा जो चाइना डायलॉग ट्रस्ट की पेंशन योजना के प्रशासक हैं। साझा की गई जानकारी में आपका नाम, जन्म तिथि, पता, राष्ट्रीय बीमा संख्या और वेतन होगा।

फ्रीलांस कर्मचारियों के लिए, आपका विवरण ‘अवीवा’ या ‘मनीसॉफ्ट पेरोल मैनेजर’ के साथ साझा नहीं किया जाएगा, लेकिन आपका नाम, पता और बैंक खाते का विवरण हमारे एकाउंट सॉफ्टवेयर में संग्रहित होगा।

यह जानकारी वित्तीय नियमों के अनुसार आवश्यक न्यूनतम अवधि तक रखी जाएगी, जो कि वर्तमान में किसी भी भुगतान को किए जाने के बाद से छः पूर्ण वित्तीय वर्ष तक है।

हम आपको आपातकालीन संपर्क विवरण भी प्रदान करने के लिए कहेंगे ताकि किसी गंभीर दुर्घटना या आपातकालीन घटना के घटित होने की स्थिति में हम आपके परिवार के सदस्यों या दोस्तों को सूचित करने में सक्षम हों और सुनिश्चित कर सकें कि आपको उन परिस्थितियों में हर तरह की मदद मिल सके। यह जानकारी हमारे साझा ड्राइव पर उपलब्ध होगी, जिसका ऐक्सेस केवल उपयुक्त कर्मचारियों के पास ही होगा।

यह जानकारी रखना हमारे लिए कानूनी रूप से जरूरी नहीं है और इसे केवल आपकी स्पष्ट सहमति के बाद ही रखा जाएगा। किसी भी समय आप इस सहमति को रद्द कर सकते हैं और आपकी जानकारी हमारे रिकॉर्ड से हटा दी जाएगी। डायलॉग अर्थ के साथ आपके संबंध समाप्त होने के बाद इन जानकारियों को हटा दिया जाएगा।

वालंटियर्स

ऐसे अवैतनिक वालंटियर्स जो किसी खर्च का का दावा कर उसके भुगतान की मांग करते हैं, तो उनसे संबंधित खर्च का सभी वित्तीय विवरण प्रदान करने के लिए कहा जाएगा जो कि हमारे एकाउंटिंग सॉफ्टवेयर Xero और हमारे बैंक को प्रदान किए जाएंगे। यह जानकारी वित्तीय नियमों को पूरा करने के लिए आवश्यक न्यूनतम अवधि के लिए रखी जाएगी, जो कि वर्तमान में भुगतान किए जाने के बाद छह पूर्ण वित्तीय वर्ष है।

आपका अधिकार

डाटा प्रोटेक्शन एक्ट 1998 के तहत, आपके पास एक व्यक्ति के रूप में अधिकार है, कि आप हमारे द्वारा संग्रहित आपकी डाटा के संबंध में जानकारी ले सकते हैं।

आप इन अधिकारों के बारे में विस्तार से यहां पढ़ सकते हैं।

शिकायत या प्रश्न

डायलॉग अर्थ आपकी डाटा सुरक्षा के बारे में परवाह करता है और व्यक्तिगत डाटा एकत्र और उपयोग करते वक्त सभी जरूरी मानकों का प्रयोग करता है। यदि आपको लगता है कि हमारी डाटा संग्रह नीति और उसका उपयोग अनुचित या भ्रामक है, तो कृपया आप हमसे [email protected] पर सीधे संपर्क कर सकते हैं।

यह गोपनीयता सूचना डायलॉग अर्थ के संग्रह और डाटा के उपयोग के सभी पहलुओं का विस्तृत विवरण प्रदान नहीं करती है, लेकिन इसके स्पष्ट और संक्षिप्त होने पर जोर देती है। उपरोक्त ईमेल एड्रेस पर अनुरोध करने पर हमें अतिरिक्त या अधिक विस्तृत स्पष्टीकरण प्रदान करने में खुशी होगी।

यदि आप इस बारे में शिकायत करना चाहते हैं कि हमने आपके व्यक्तिगत डाटा को एकत्र कर, कैसे उसका उपयोग किया, तो आप ऊपर दिए गए ईमेल पते या नीचे दिए गए पूर्ण संपर्क विवरण पर शिकायत या अनुरोध कर सकते हैं। इसके अलावा आप www.ico.org.uk/concerns पर सीधे सूचना आयुक्त कार्यालय को शिकायत कर सकते हैं, जो कि डाटा संरक्षण नियामक निकाय है।

व्यक्तिगत जानकारी का ऐक्सेस

कोई भी व्यक्ति सब्जेक्ट एक्सेस रिक्वेस्ट दायर कर यह पता लगा सकता है कि हमारी संस्था उनकी कौन-कौन सी जानकारियों को संग्रहित कर रखे हुए है। अगर हम आपकी जानकारी रखे हुए है, तो हम-

आपको इसका विवरण देंगे।

आपको यह भी बताएंगे कि हमने इस डाटा को क्यों रखा है।

इस डाटा की पहुंच और किसके पास है।

आपको उस डाटा की एक कॉपी प्रदान करेंगे।

सब्जेक्ट एक्सेस रिक्वेस्ट [email protected] पर लिखित रूप में मेल करने पर ही स्वीकार किए जाएंगे।

प्राइवेसी नोटिस में परिवर्तन

हम अपनी प्राइवेसी नोटिस की नियमित रूप से समीक्षा करते हैं। इसे अंतिम बार 11/6/2020 को अपडेट किया गया था।

सम्पर्क करने का विवरण

ईमेल: [email protected]

डाक पता: डायलॉग अर्थ

15 प्रिंटिंग हाउस यार्ड

परिसवरेंस वर्क्स

लंदन

ई2 7पीआर

यूनाइटेड किंगडम

दूरभाष: (+44) 7542 525 859